Cliente não pagou: o que a empresa pode fazer?

O cliente venceu a fatura, não pagou e agora não responde às mensagens. A empresa precisa recuperar o dinheiro, mas surge a dúvida: vale enviar uma notificação, tentar um acordo, protestar a dívida ou já entrar com uma ação judicial?

Quando existe um cliente inadimplente, a empresa não precisa necessariamente partir direto para o processo. O caminho depende do documento que comprova a dívida, das condições do contrato, do valor envolvido e do que a empresa pretende alcançar.

Por isso, antes de judicializar uma cobrança, vale organizar um roteiro de decisão.

O que fazer quando existe um cliente inadimplente?

Antes de escolher a medida de cobrança, é importante entender por que a dívida não foi paga.

O atraso pode ser resultado de um problema pontual de caixa, de uma divergência sobre o serviço prestado, de um erro de faturamento ou de uma dificuldade financeira mais séria do cliente. Essas situações não necessariamente exigem a mesma resposta.

Imagine, de forma hipotética, uma empresa que sempre pagou seus fornecedores em dia, mas atrasou uma única parcela porque está aguardando o recebimento de outro contrato.

Nesse cenário, uma negociação pode resolver o problema mais rapidamente do que uma medida judicial.

Agora imagine outro cliente que está há meses sem pagar, deixou de responder às tentativas de contato e possui outras obrigações vencidas. A estratégia de cobrança pode precisar ser diferente.

Quando vale começar com uma notificação extrajudicial?

A notificação extrajudicial pode ser utilizada para formalizar a cobrança e registrar que a empresa está buscando o pagamento antes de adotar outras medidas.

O documento pode indicar a origem da dívida, o valor devido, o vencimento e um prazo para pagamento ou manifestação do cliente.

O art. 397 do Código Civil estabelece que o inadimplemento de obrigação positiva e líquida, no seu termo, constitui de pleno direito em mora o devedor. Quando não existe termo, a constituição em mora segue as regras próprias previstas na legislação.

Por isso, a notificação não é obrigatória em toda cobrança. Ela pode ser especialmente útil para formalizar a tentativa de solução e documentar a posição da empresa antes de outras providências.

E quando a renegociação pode ser uma alternativa?

Nem toda dívida precisa ser cobrada integralmente de uma só vez.

Se existe interesse comercial em manter o cliente e há condições para que ele regularize o débito, a empresa pode avaliar uma renegociação. Isso pode envolver parcelamento, entrada imediata, alteração de vencimentos ou outras condições aceitas pelas partes.

O cuidado está na formalização.

Por exemplo: uma empresa possui R$ 80 mil a receber e aceita dividir o débito em oito parcelas. Se o novo acordo ficar apenas em conversas informais, podem surgir dificuldades para comprovar exatamente o que foi combinado caso o cliente volte a não pagar.

Por isso, é recomendável documentar as novas condições, os valores, os vencimentos e as consequências de um eventual novo inadimplemento.

Quando o protesto pode fazer sentido?

O protesto é uma ferramenta de recuperação de crédito prevista pela Lei nº 9.492/1997. O art. 1º define o protesto como o ato formal e solene destinado a provar a inadimplência e o descumprimento de obrigação originada em títulos e outros documentos de dívida.

Quando a empresa possui documentação adequada, o protesto pode ser utilizado para formalizar o inadimplemento sem iniciar imediatamente uma ação judicial.

A Lei nº 9.492/1997 também permite que o credor apresente, antes do protesto, uma proposta de solução negocial prévia. O art. 11-A, incluído pela Lei nº 14.711/2023, prevê prazo de resposta de até 30 dias, conforme definido pelo apresentante. Se a negociação não funcionar e o credor não desistir, a proposta pode ser convertida em indicação para protesto pelo valor original da dívida.

Há ainda um efeito importante: nas condições previstas no art. 202 do Código Civil, o protesto interrompe a prescrição. A Lei de Protesto também estabelece que a apresentação da proposta de solução negocial prévia terá efeitos relacionados à interrupção da prescrição quando a negociação for frustrada e a proposta for convertida em protesto.

Quando é possível partir para a execução?

A empresa não pode utilizar uma execução apenas porque possui um cliente que não pagou.

O art. 783 do Código de Processo Civil estabelece que a execução deve estar fundada em obrigação certa, líquida e exigível. Já o art. 784 apresenta as hipóteses de títulos executivos extrajudiciais.

Entre eles estão, por exemplo, cheque, nota promissória, duplicata e determinados documentos particulares assinados pelo devedor e por duas testemunhas.

Por isso, antes de ajuizar uma execução, é necessário analisar o documento que originou a dívida e verificar se ele atende aos requisitos legais.

Um contrato comercial pode permitir a execução quando preencher os requisitos do CPC. Já uma cobrança baseada apenas em documentos sem força executiva pode exigir outro caminho processual.

E se o contrato não tiver duas testemunhas?

Esse ponto merece atenção, principalmente nos contratos celebrados de forma eletrônica.

O art. 784, III, do CPC prevê como título executivo extrajudicial o documento particular assinado pelo devedor e por duas testemunhas. Porém, o §4º do mesmo artigo, incluído pela Lei nº 14.620/2023, passou a prever expressamente que, nos títulos executivos constituídos ou atestados por meio eletrônico, qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei pode ser utilizada, sendo dispensada a assinatura de testemunhas quando a integridade do documento for conferida por provedor de assinatura.

O STJ também já reconheceu a possibilidade de contratos eletrônicos sem testemunhas terem força executiva quando presentes elementos suficientes de autenticidade e segurança.

Assim, a ausência de duas testemunhas em um contrato eletrônico não significa, automaticamente, que a empresa não poderá executá-lo. É preciso verificar a forma de assinatura, a integridade do documento e os demais elementos que comprovem a contratação.

E quando a cobrança precisa virar uma ação judicial?

Quando não existe título executivo extrajudicial, ainda existem caminhos judiciais para buscar o pagamento.

Um deles é a ação monitória, prevista no art. 700 do CPC. Ela pode ser utilizada por quem possui prova escrita da obrigação, mesmo que esse documento não tenha eficácia de título executivo.

Isso é especialmente relevante para empresas que possuem contratos, pedidos de compra, notas fiscais, comprovantes de entrega, e-mails, conversas ou outros documentos que demonstrem a existência da dívida, mas não possuem um título executivo adequado para iniciar uma execução.

Na ação monitória, o credor apresenta a prova escrita da obrigação e pede ao Judiciário que determine o pagamento. O procedimento prevê prazo de 15 dias para o cumprimento da obrigação após a expedição do mandado, além das consequências previstas no próprio CPC.

Por sua estrutura, a ação monitória costuma ser mais ágil do que uma ação de cobrança pelo procedimento comum, especialmente quando a documentação já demonstra de forma clara a existência da obrigação.

Se não houver prova escrita suficiente para a monitória, pode ser necessário avaliar uma ação de cobrança pelo procedimento adequado ao caso.

Vale lembrar ainda que o art. 785 do CPC permite ao credor optar pelo processo de conhecimento mesmo quando possui título executivo extrajudicial.

Um roteiro simples para decidir

Na prática, podemos começar com quatro perguntas.

1. A dívida está documentada?

Reúna contrato e eventuais aditivos, notas fiscais, pedidos de compra, comprovantes de entrega ou prestação do serviço, boletos, e-mails, conversas, comprovantes de pagamentos parciais, eventual reconhecimento da dívida e garantias oferecidas pelo cliente.

2. O cliente reconhece a dívida?

Se reconhece, pode existir espaço para uma renegociação formal, especialmente quando ainda existe interesse comercial na manutenção da relação.

3. Existe título executivo?

Se houver obrigação certa, líquida e exigível representada por título executivo extrajudicial, pode ser possível utilizar diretamente a execução.

Se não houver título executivo, mas existir prova escrita da dívida, a ação monitória pode ser uma alternativa. Ela é especialmente útil quando a empresa possui documentos que comprovam a obrigação, mas não atendem aos requisitos de um título executivo.

4. O cliente continua sem pagar?

Nesse caso, é necessário avaliar as medidas disponíveis, que podem incluir notificação, renegociação, protesto, ação monitória, ação de cobrança ou execução, de acordo com os documentos existentes e a situação do crédito.

Não deixe a cobrança parada por tempo indeterminado

Um problema comum na inadimplência empresarial é deixar a cobrança sem acompanhamento por meses.

Além do risco de agravamento da situação financeira do devedor, é preciso observar os prazos de prescrição aplicáveis ao crédito.

Um exemplo é a hipótese prevista no art. 206, §5º, I, do Código Civil, que estabelece prazo de cinco anos para a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular. Esse prazo, porém, não se aplica indistintamente a toda dívida. A prescrição varia de acordo com a natureza da obrigação e do título.

O protesto também merece atenção nesse contexto, pois o art. 202 do Código Civil prevê hipóteses de interrupção da prescrição, incluindo o protesto nas condições legais.

Por isso, quando uma empresa identifica um cliente inadimplente, não é recomendável simplesmente deixar a cobrança para depois. É importante verificar desde logo qual é o prazo prescricional aplicável e quais medidas podem ser adotadas para preservar o direito de cobrança.

Afinal, notificar, renegociar, protestar ou processar?

Não existe uma única medida adequada para toda situação de inadimplência. A notificação pode formalizar a cobrança, a renegociação pode solucionar o débito sem processo, o protesto pode formalizar o inadimplemento e interromper a prescrição nas hipóteses legais, e a via judicial pode envolver execução, ação monitória ou ação de cobrança. A escolha depende principalmente da documentação disponível, da natureza da dívida e do objetivo da empresa.

Nossa orientação

Uma cobrança empresarial eficiente começa antes do processo judicial.

Organizar os documentos, verificar o contrato, identificar o tipo de dívida e conferir os prazos aplicáveis permite escolher uma medida adequada e evitar que a empresa perca tempo com uma estratégia incompatível com o próprio crédito.

Se sua empresa possui cliente inadimplente e precisa definir entre notificar, renegociar, protestar, ajuizar uma ação monitória ou iniciar uma execução, entre em contato conosco. Podemos analisar a documentação da dívida e orientar sobre o caminho jurídico adequado para a recuperação do crédito.